چرا ۸ ساعت کار در روز دیگر کارآمد نیست؟

تا پیش از دنیاگیری ویروس کرونا بسیاری از مردم ۸ ساعت یا بیشتر کار می‌کردند. اما با شیوع ویروس و تغییر سبک زندگی که از آن به عنوان «نرمال جدید» (New Normal) یاد می‌شود، ساعت کاری ۸ ساعته معنای خود را از دست داده است.

این گزارش ۳ تا ۴ ساعت کار مفید در روز را کافی دانسته و دلایل زیر را برای آن مطرح می‌کند.

۸ ساعت کار مفید در روز امکان پذیر نیست

داده‌ها و نظرسنجی‌های مختلف نشان می‌دهد که بهره وری کارکنان حداکثر ۲ ساعت و ۵۰ دقیقه در روز است و باقی ساعت‌ها صرف انجام فعالیت‌های غیرکاری مثل خواندن اخبار یا سر زدن به شبکه‌های اجتماعی، حرف زدن با همکاران، رفع خستگی، تلف شدن به خاطر انجام چند کار باهم و ملاقات‌های بی‌پایان می‌شود.

کیفیت کار و شادابی پس از چند ساعت شدیداً کاهش می‌یابد

بر اساس تحقیق انجام شده توسط دانشگاه استنفورد، خروجی و خلاقیت به طور قابل توجهی پس از ۵۰ ساعت کار هفتگی کاهش پیدا کرده و بیشتر کار کردن اوضاع را بدتر می‌کند. در واقع، کارکنانی که در هفته ۷۰ ساعت کار می‌کنند، احتمالاً طی آن ۱۵ تا ۲۰ ساعت اضافه کار مفید انجام نداده‌اند.

تمرکز پس از ۲۰ تا نهایت ۹۰ دقیقه از بین می‌رود

مغز انسان بیشتر شبیه یک ماهیچه است تا کامپیوتر. نمی‌توان بدون استراحت دادن و زمان کافی برای بازیابی آن را با وظایف مختلف اشباع کرد. تحقیقات نشان داده‌اند که تمرکز پس از ۲۰ دقیقه به طور قابل توجهی کاهش یافته و بیشتر افراد برای بازیابی آن به استراحت ۵۰ تا ۹۰ دقیقه‌ای نیاز دارند.

ارتباط کمتر کار کردن با بازدهی و خلاقیت بیشتر و سلامتی

تحقیقات نشان داده‌اند که کاهش ساعات کاری (مثلاً چهار روز یا کمتر کار کردن در هفته) مزایایی همچون افزایش بهره وری، خلاقیت بیشتر، خوشحالی و سلامت کارکنان را در پی دارد.

کاهش ساعات کاری بدون عقب افتادن ممکن است؟

ایجاد یک زمانبندی جدید کار ساده‌ای نیست و نمی‌توان برای همه یک نسخه پیچید. اما به عنوان اولین قدم برای ایجاد یک زمانبندی جدید، باید ابتدا به سوالات زیر پاسخ داد:

• اکثر روزها چه مدت زمانی را واقعاً صرف کار کردن می‌کنید؟ اغلب افراد تنها ۴ تا ۵ ساعت در روز واقعاً «کار» می‌کنند.
• چه زمان‌هایی از روز بازدهی شما به بالاترین حد می‌رسد؟ با شناسایی این زمان‌ها در طول یک هفته می‌توانید ساعات کاری بهینه را پیدا کنید.
• چه مدت زمانی را صرف انجام مهم‌ترین کارها می‌کنید؟ این کارها می‌توانند نوشتن، طراحی، کدنویسی و غیره باشند.
• چه مدت زمانی را صرف رد و بدل کردن ایمیل، چت کردن و ملاقات‌ها می‌کنید؟ این فعالیت‌ها به ساعات کاری می‌افزایند، بنابراین سعی کنید آن‌ها را کاهش دهید.
• چه ساعت‌هایی و برای چه مدتی تمرکز خود را از دست می‌دهید؟ زمان‌هایی که احتمال از دست رفتن تمرکز در آن‌ها بالاست را شناسایی کنید و در طول آن‌ها به خود استراحت داده و یا به کلی از زمانبندی حذف کنید.

افزایش تمرکز را تمرین کنید

توانایی انجام فقط یک کار در آنِ واحد و تمرکز کردن طولانی مدت، دو مهارت بسیار کاربردی هستند. برای تقویت تمرکز باید دو کار انجام داد: نخست باید با صرف نظر از فعالیت‌های حواس پرت کن مثل سر زدن به کانال‌های تلگرام یا سایت‌ها، فقط روی یک کار تمرکز کرده و از جواب دادن به ایمیل، چت کردن و استفاده از گوشی چشم پوشی نمود.

دوم باید مغز را برای تمرکز کردن طولانی مدت تمرین داد. خوشبختانه روش‌های ساده و مفرحی برای انجام این کار وجود دارد. تحقیقی که در این رابطه انجام شده نشان می‌دهد زمانی که والدین و کودکان به مدت چهار روز بدون دیوایس‌های خود به بیرون از منزل فرستاده شدند، خلاقیت و مهارت حل مساله آن‌ها برای انجام یک وظیفه ۵۰ درصد بهبود پیدا کرد. بنابراین انجام کارهای ساده‌ای مثل قدم زدن ساده در بیرون از منزل می‌تواند به طور قابل توجهی روی خلاقیت تأثیر مثبت بگذارد.

اولویت‌ها را مشخص کنید

وقتی بدانید کدام کارها واقعاً مهم هستند، تمرکز کردن روی آن‌ها به کار ساده‌ای بدل می‌شود. اما وقتی ندانید کدام کارها مهم هستند و در مورد اولویت‌های خود شک و تردید داشته باشید، پس از پایان ساعات کاری می‌بینید که تمام ۸ ساعت روز را صرف انجام کارهای کم ارزشی مثل جواب دادن به ایمیل‌ها، چت کردن یا شرکت در ملاقات‌ها کرده‌اید. بهترین روش برای تعیین اولویت‌ها مشورت با مدیر یا اعضای تیم است.

مدت زمان برقراری ارتباط را محدود کنید

برقراری ارتباط یکی از ارکان موفقیت در کارها در دوران کرونا به شمار می‌رود. اما با اختصاص دادن مدت زمان طولانی به چت کردن، تماس تصویری و ایمیل زدن کارها هیچ وقت تمام نمی‌شوند. مدت زمان ارتباطات خود را محدود کنید یا فقط در ساعات به خصوصی در روز جوابگوی پیام‌ها باشید.

به این شیوه بارتباط برقرار کردن «انفجاری» (Bursty Communication) گفته می‌شود؛ یعنی ساعات خاصی را فقط به گفتگوی سازنده با کارکنان و ساعات مخصوصی را نیز فقط صرف انجام کارها می‌کنید. بر اساس تحقیقات صورت گرفته ارتباط انفجاری یکی از بهترین روش‌‌ها برای حفظ بازدهی و نوآوری است.

استراحت را فراموش نکنید

چهار ساعت کار کردن در روز به معنی چشم پوشی از استراحت کردن نیست. مغز برای احیا و به دست آوردن تمرکز در طول ساعات کاری به استراحت کردن نیاز دارد. علاوه بر این خارج از ساعات کار نیز به استراحت نیاز داریم تا حین کار کردن بهترین عملکرد را داشته باشیم. سلامت، خلاقیت و حتی بهره وری به داشتن یک شبکه حالت پیش‌فرض (DMN) سالم نیاز دارد. این قسمت از مغز زمانی که «بیکار» هستید فعال می‌شود.

در مورد زمانبندی جدید با دیگر اعضای تیم صحبت کنید

در مورد زمانبندی جدید خود با دیگر اعضای تیم صحبت کنید و از این که همه در مورد زمان تمرکز روی کارها، نحوه برقراری ارتباط و اولویت‌بندی هماهنگ هستند اطمینان حاصل کنید. در غیر این صورت به آسانی به عادات گذشته بازخواهید گشت و خود را همیشه در حال کار کردن خواهید دید.